Gerenciar um laboratório demanda muita organização e atenção, afinal, existem muitos gastos, como água, luz, compra de equipamentos, pagamento do salário de funcionários, compra de insumos, entre muitos outros.
Dessa forma, um dos grandes desafios dos gestores é descobrir como ter mais controle sobre esses gastos.
Com anos de experiência no mercado de diagnósticos, percebemos que os laboratórios que não possuem um bom controle financeiro, costumam trabalhar com orçamentos seriamente limitados.
Pensando nisso, criamos um conteúdo para ajudar a elevar a sua produtividade, aumentar os lucros e garantir que não hajam despesas desnecessárias em seu laboratório. Se você tem interesse em entender mais sobre esse assunto, confira as dicas que preparamos.
1. Identifique os gastos mais expressivos
O primeiro passo para quem deseja ter uma melhor administração financeira é identificar as despesas, e uma excelente forma de fazer isso é anotando os principais gastos do seu laboratório.
Você pode fazer isso por meio de uma planilha, que te auxiliará na organização desses custos, proporcionando assim, uma visão mais organizada dos gastos. Isso inclui salários, suprimentos, equipamentos necessários e quaisquer taxas ou multas que devem ser pagas.
Essa relação ajudará você a identificar onde o dinheiro da sua empresa está sendo investido, assim como, as despesas que estão mais altas. Dessa forma, ficará mais fácil desenvolver estratégias que auxiliem no crescimento do seu laboratório.
2. Realize um mapeamento das operações de compras
Outra forma de ter uma melhor organização financeira, é realizando um bom mapeamento das suas operações de compras. É importante que você realize a elaboração de um planejamento de metas, que permitirá uma análise de resultados e um parâmetro sobre todos os insumos que devem ser adquiridos pela empresa que você administra.
Para garantir isso, você precisa fazer uma boa gestão de estoque, além de um gerenciamento de entradas e saídas dos insumos do laboratório, ou seja, quanto tempo leva para seu estoque zerar.
Sendo assim, reduzir custos e ter controle sobre o gerenciamento financeiro, exige que o administrador esteja por dentro de todos os processos internos, estes pequenos cuidados fazem total diferença no faturamento final do mês.
3. Realize a manutenção de seus equipamentos
A manutenção das máquinas é extremamente importante, uma vez que acaba saindo mais em conta a realização de alguns ajustes, do que a compra de um novo equipamento.
Sendo assim, é necessário que exista um responsável pela verificação desses equipamentos, de modo que seja possível evitar trocas por erros humanos ou por falta de manutenção.
4. Treine seus funcionários
Treinar a sua equipe pode auxiliar a cortar custos no laboratório, uma vez que ao adotar uma padronização dos processos, fica mais fácil instruir os colaboradores a terem mais cautela ao utilizar equipamentos, evitando assim gastos desnecessários.
Estabelecer regras simples como por exemplo, desligar os equipamentos quando não estiver em uso, organizar o espaço do freezer, não utilizar mais produtos do que o necessário e desligar as luzes, esses pequenos cuidados fazem a diferença nas contas finais.
5. Reduza os erros por meio da tecnologia
Na rotina dos laboratórios, existe uma grande quantidade de amostras chegando o tempo todo, sendo assim, é necessário que os colaboradores se organizem para lidar com essas demandas.
Muitas vezes, essa rotina pode ser agitada e estressante, provocando imprevistos, como etiquetagem incorreta das amostra, extravio de tubos, erros na identificação do paciente, entre outros.
Além dos conflitos internos e externos que esses problemas podem gerar, existe também um prejuízo financeiro, como é o caso da identificação incorreta das amostras, que pode causar atraso nos relatórios de exames.
Além disso, será necessário que o paciente volte ao laboratório para refazer o exame, esse processo demanda o uso de mais material e ainda pode prejudicar a imagem do seu laboratório.
Logo, uma forma de reduzir esses erros é implantando um bom sistema que auxilie na organização, tanto financeira quanto na gestão do laboratório, além disso, essa ferramenta possibilita mais agilidade nos processos e na correção de erros que podem passar despercebidos na rotina laboratorial.
Esperamos que com essas dicas você consiga ter um maior controle sobre as finanças do seu laboratório, mas lembre-se que é importante realizar um acompanhamento constante desses processos, só assim, será possível identificar onde os gastos estão sendo maiores e traçar estratégias para reduzi-los.
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